PT POS

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. Pos Indonesia (Persero) Banjarmasin merupakan salah satu bentuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang pelayanan jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dalam hal pengiriman dokumen dan barang serta penjualan benda-benda pos. Selain itu juga memberikan pelayanan dalam transaksi pembayaran telepon, listrik (PLN), air (PDAM), pembayaran pajak dan angsuran kredit motor.

PT. Pos Indonesia (Persero) Banjarmasin merupakan salah satu pelaku bisnis yang bergerak dibidang pelayanan jasa ternyata di era sekarang dihadapkan pada persaingan yang semakin ketat. Untuk menjaga kelancaran dan kemajuan jalannya bisnis, maka harus mampu bersaing dengan maksimal. Salah satu cara adalah dengan bisa memberikan pelayanan yang terbaik, yaitu cara yang bisa dilakukan adalah memberikan pelayanan yang cepat, tepat waktu, aman serta nyaman.

Dengan pelayanan yang terbaik itulah PT Pos Indonesia (Persero) Banjarmasin mengalami perkembangan dalam pelayanan jasa pengiriman. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan pelayanan jasa mulai dari tahun 2006 sampai 2010 adalah sebagai berikut:

Tabel 1.1 Perkembangan Pelayanan Jasa Paket Pos

Tahun 2006 – 2010

Tahun	Perkembangan
2006 2007 2008 2009 2010	25.370 27.682 30.566 31.890 48.521
Jumlah	164.029

Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Banjarmasin, 2011

Pada Tabel I.1 menunjukkan perkembangan penggunaan pelayanan jasa dari tahun 2006 – 2010 yang selalu mengalami peningkatan. Peningkatan tersebut membuat pengolahan data akan semakin banyak dan harus terkelola dengan baik. Selama ini pengolahan data pada PT Pos Indonesia (persero) Banjarmasin menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel. Aplikasi tersebut tidak jarang sering terjadi kesalahan data, kehilangan data, ketidak akuratan data bahkan sulit dalam mencari arsip data yang terdahulu.

Sehubungan dengan masih digunakannya aplikasi tersebut dalam proses pengolahan data, maka aplikasi yang ada dicoba dikembangkan lagi menjadi aplikasi Microsoft Visual FoxPro berbasis database sehingga data yang diolah lebih cepat, tepat, aman, dan efisien. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan dalam hal memberikan pelayanan.

1.1              Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1        Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari pembuatan laporan ini adalah untuk membuat Aplikasi Ekspedisi Barang pada PT. Pos Indonesia (persero) Banjarmasin.

1.3.2        Manfaat Penelitian

Penelitian ini membantu mengoptimalkan kinerja usaha terutama dalam sistem pengiriman barang melalui layanan Ekspedisi di PT. Pos Indonesia (persero)  Banjarmasin.

BAB II

ANALISIS SISTEM

2.1 Latar Belakang Organisasi

2.1.1 Profile Organisasi

PT. Pos Indonesia (Persero) Banjarmasin, jalan Lambung Mangkurat No. 19 Banjarmasin 70111, Kantor Pos adalah fasilitas untuk melayani penerimaan, pengumpulan, penyortiran, transmisi, serta pengantaran surat dan barang. Kantor pos menjual benda-benda pos dan filateli, seperti prangko dan kartu ucapan.

Di dalam kantor pos terdapat berbagai loket yang dibagi-bagi menurut jenis layanan, seperti loket pengiriman surat dalam negeri, loket surat luar negeri, dan loket weselpos. Di ruangan utama kantor pos biasanya memiliki beberapa meja yang di atasnya sering diletakkan bolpen, pensil, lem, atau karet busa yang dibasahi dengan air. Pemakai jasa pos bisa menggunakan meja untuk menulis atau menyiapkan surat atau paket yang hendak dikirim.

Di tempat yang agak terpisah dari ruangan utama kantor pos biasanya terdapat kotak pos untuk disewa individu atau pemilik bisnis yang tidak ingin mengumumkan alamat jelas atau berada di alamat tidak terjangkau layanan pos. Di ruang belakang kantor pos terdapat ruangan sortir untuk memilah-milah surat dan barang sebelum disampaikan ke kantor pos yang lebih besar atau diantarkan kepada alamat yang dituju.

2.1.2 Struktur Organisasi

            a) Struktur perusahaan

               Stuktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang.

Ada empat elemen stuktur organisasi yaitu :

1.      Adanya spesialisasi kegiatan kerja

2. Adanya standarisasi kegiatan kerja

3. Adanya koordinasi kegiatan kerja

4. Besarnya seluruh organisasi

2.1.3 Bisnis Proses (Secara Umum)

 

Gambar : Standar Operasi Prosedur Diagram

Ada 3 (tiga) proses bisnis pada Ekspedisi Barang di PT. Pos Indonesia (Persero) Banjarmasin yaitu Penerimaan dan Pendataan Barang, Pengelompokan Barang dan  Pengiriman Barang.

Bagian Penerimaan dan Pendataan barang dilakukan di loket eskpedisi yang kemudian data barang tersebut di entry di loket dan dibuatkan daftar barang masuk. Setelah barang didata, proses selanjutnya yaitu proses pengelompokkan barang berdasarkan daftar barang masuk di loket ekspedisi. kemudian dilanjutkan dengan pengumpulan (collecting) barang di loket puri express, yang kemudian di entry pada adpis kirim, setelah itu dilakukan penyortiran dan pengelompokan barang kemudian  pembuatan daftar kiriman barang untuk kemudian diserahkan ke pengantar. Setelah ada daftar kiriman barang maka akan dilakukan pengepakan barang tersebut dan yang terakhir adalah pengantaran barang kepada masyarakat

2.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan

2.2.1 Bisnis Proses (Detail)

 

           

Ada 3 (tiga) proses bisnis secara detail pada Ekspedisi Barang di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Banjarmasin yaitu Penerimaan dan Pendataan Barang, Pengelompokan Barang dan  Pengiriman Barang.

Penerimaan dan Pendataan Barang proses bisnis untuk terima dan mencatat barang yang masuk dan yang akan dikirim, setelah barang diterima dan di catat kemudian dibuat daftar data barang yang terdiri dari data – data yang diterima. Kemudian Proses Selanjutnya yaitu proses Pengelompokan Barang, dalam proses ini Barang dikelompokkan berdasarkan Kota tujuan dan Jenis Pengiriman bisa ekspress, kilat khusus atau pengiriman biasa, selanjutnya mempacking barang yaitu proses mengemas barang yang akan dikirim sebelum di kirim barang tersebut sudah harus di data dan dibuat Daftar Pengiriman Barang untuk segera dikirimkan. Bisnis proses terakhir adalah proses Pengiriman Barang, setelah menerima Daftar Pengiriman Barang, barang tersebut dikirim berdasarkan kota dan jenis pengiriman.

2.2.2 Data Diagram Relasi Tabel

Relasi Tabel yang digunakan pada Aplikasi Ekspedisi Barang adalah sebagai berikut :

 

Gambar 3.11 Diagram Relasi Tabel

2.3  Analisis Permasalahan

2.3.1  Proses Bisnis

Masalah	Cause / Sebab
1. Barang yang dikirim telat	Karena alamat kurang lengakp
	Effect  /  Akibat
	Konsumen komplain atas pengiriman
2. Barang yang dikirim hilang	Cause / Sebab
	Kelalaian petugas dalam mengelompokan barang
	Effect  /  Akibat
	Konsumen komplain atas pengiriman

2.4.2 Data

a)      Data Barang Masuk

Data barang masuk merupakan hasil proses Penerimaan dan Pencatatan Barang yang masuk. Data barang masuk terdiri dari Nama Pengirim,alamat pengirim, berat kiriman, tujuan kiriman dan kodepos pengirim beserta kodepos kota yang dituju. Data barang masuk selanjutnya di kelompokkan.

b)      Data Pengiriman Barang

     Data pengiriman barang merupakan hasil proses dari Pengelompokan barang. Sebelum barang dikirim, barang terlebih dahulu dikelompokkan berdasarkan Kota tujuan misalnya dari Banjarmasin ke Jakarta atau kota – kota lainnya. Barang juga dikelompokkan berdasarkan Jenis pengiriman. Ada 2 (dua) jenis pengiriman yaitu  Pos Express adalah layanan premium persembahan dari PT. Pos Indonesia, terutama untuk memenuhi kebutuhan jasa pengiriman barang kedalam kota atau ke kota-kota di Indonesia hanya dalam waktu sehari atau semalam dengan batas ukuran dan berat maksimum sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Akta Pos Internasional, yang diangkut melalui jalan darat atau udara. Pos Express menawarkan tarif yang sangat kompetitif untuk memberikan kepada pengguna jasa pengiriman melalui Pos Express berupa jaminan dan nilai kepuasan yang tinggi. Ketentuan tarif yang berbeda diukur dari berat surat dan barang dan kemana tujuan pengirimannya. Pengiriman  yang kedua melalui Pos Kilat Khusus juga merupakan salah satu persembahan dari PT. Pos Indonesia (Persero) untuk memenuhi kebutuhan jasa pengiriman surat (dokumen) maupun barang kedalam kota atau ke kota-kota di Indonesia dengan batas ukuran dan berat maksimum sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Akta Pos Internasional, yang diangkut melalui jalan darat atau udara,. Berbeda dengan pengiriman melalui Pos Express, pengirman melalui Pos Kilat Khusus waktu pengirimannya bisa melebihi 2 (dua) hari atau lebih. Bahkan tarif yang ditawarkan pengiriman melalui Pos Kilat Khusus relatif lebih murah dibandingkan pengiriman melalui Pos Express. Setelah Data Pengiriman Barang dikelompokkan berdasarkan kota dan jenis selanjutnya barang di kirimkan ke tempat tujuan.  Data Pengiriman Barang digunakan untuk kemudahan dalam proses pengiriman barang sehingga tidak terjadi kesalahan dalam proses pengiriman barang.

2.4 Sistem Usulan

2.4.1 Bisnis Proses

Selama ini pengolahan data pada PT Pos Indonesia (persero) Banjarmasin menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel. Aplikasi tersebut tidak jarang sering terjadi kesalahan data, kehilangan data, ketidak akuratan data bahkan sulit dalam mencari arsip data yang terdahulu.

Sehubungan dengan masih digunakannya aplikasi tersebut dalam proses pengolahan data, maka aplikasi yang ada dicoba dikembangkan lagi menjadi aplikasi Microsoft Visual FoxPro berbasis database sehingga data yang diolah lebih cepat, tepat, aman, dan efisien. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan dalam hal memberikan pelayanan.

Setelah barang diterima dan di catat kemudian data barang yang dicatat di input di dalam aplikasi ekspedisi kemudian  di simpan d dalam databse. Di dalam aplikasi data barang tersebut diolah berdasarkan jenis dan kota tujuan untuk memudahkan pengiriman. Setelah diolah berdasarkan kelompok barang, data tersebut di dalam database.

Bisnis proses terakhir adalah proses Pengiriman Barang, setelah di data barang tersebut dikirim berdasarkan kota dan jenis pengiriman.